Evernoteによるデジタルミニマリスト化のススメ(2) とりあえず使ってみようEvernote
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前回「とりあえずデータ化できるものは全部Evernoteにブチこんで捨てちまおうぜ」と推奨したわけですが。
基本的には無料で使えるEvernoteですが、大量のデータを管理するには有料プランを契約したほうが色々便利です。
Evernoteの無料プランでできないこと(抜粋)：
・メールを自動的にEvernoteに転送する
・保存したPDFに注釈を入れる
・PDFやOffice文書内の検索
・日経電子版との連動
・Google Driveとのリンク
この中で、個人的に便利だなーと思うのは「メールを自動的にEvernoteに転送する」と、「PDFやOffice文書内の検索」です。
紙や写真、音楽や音声などをデータ化してクラウドで保存する場合、一番問題になるのが「あれ、あのデータどこに置いたっけ？」だったりします。
...まぁ片付けられない人だと、物理的にも同じことが起きるわけですが。
大量の(しかも色々な種類の)データを保存する時に大切なのは「どうやって保存するか」ではなくて
「どうやって後から見つけられるようにするか」
です。
これ、意外と誤解してる人多いんですよね。
みなさんの周りにもいません？
パソコンにデータを保存する時、フォルダの位置や命名規約にめっちゃうるさい小姑みたいな人。
個人的には、
「後から簡単に見つけられるなら、フォルダのツリー構造や命名規約なんてどうでもいい」
と思っています。
保管するってことは、後から使うことが目的なんでしょ？
保管するフォルダの構造や命名規約をガンジガラメに決めても、決めた人がいなくなったら、結局その人が決めたルールを確認しないと、データがどこにあるかわからないんですよね？
だったら、データがどこにあろうが検索画面でキーワード入れれば見つけられるように工夫しといた方が楽じゃんと思うんですけどね。
...脱線しました。
さて。
Evernoteでは、保存するデータの最小単位を「ノート」と呼びます。
自分のEvernoteの中にたくさんの「ノート」があり、「ノート」の上に色々なデータを書き込んだり貼り付けたりするイメージになります。
(ノートの上位単位として「ノートブック」というのもあるのですが、混乱するので別の機会に説明します)
で、Evernoteでは「ノート」に対して「タグ」と呼ばれる目印をつけることができます。
Hatenaブログで、各記事に「カテゴリー」を付けているイメージですね。
僕の場合は、Evernoteにデータを入れる際に、以下のようにしています。
1)新しいデータを入れる(新しいノートを作る)時は「未整理」という場所にノートを作って置いておく
2)週に1度くらいのタイミングで「未整理」のノートの一覧を確認し、保存しておく必要があるか確認する
3)保存するノートに、以下の「タグ」をつける
・作成した年(2019,2018 など)
・作成した年月(201909, 201801 など)
・大雑把なカテゴリー(新聞記事、注文書、メモ、ひみつ、写真 など)
1)の時点では、「どこに置く」とか「どういう目印を付けておく」とかは考えません。
それをやり始めると、また保管ルールの話になってしまうので...
「未整理」っていう場所に入れてるじゃん！と思われるかもしれませんが、とりあえずどこに入れておくかというのは、Evernoteの環境設定で決めることができるので、一度決めてしまえば特に探したり場所を選んだりする必要はありません。
大事なのは「整理することを考えず、まずデータ化して保存する」です。
僕の場合だと、土曜日か日曜日の朝に30分くらいかけて、Evernoteの中身を見直しています。
だいたい朝ごはん食べながらとか、コーヒー飲みながらが多いかな。
とりあえず保存しておいたけど、もう済んだからいらなくなったというようなノートがあれば、この時点で消します。
保存すると決めたノートには、分類用のタグを付けます。
あとはタイトルが適切かとか、検索に必要なデータが書かれているかとかをさっと見て確認するくらい。
実はこの時点でノートブックへの分類もしてるんだけど、検索という意味ではあまり意味がない行動なので省略。ノートブックの解説の時にその意味を書きます。
こうしておくことで、「先月買ったアレの注文書」とかで、データを見つけられるようになります。
僕の場合はEvernoteの有料プランを契約しているので、ノートに保存したPDFやOffice文書の中もキーワード検索できるので、「前にExcelで作った、水曜どうでしょうのDVD一覧どこだっけ？」という時も、検索画面で「どうでしょう DVD」と入れれば該当するExcelファイルが貼られたノートが出てくる、という感じです。
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